En el ámbito legal argentino, ha surgido la práctica de «recortar» una firma manuscrita de un documento escaneado y luego «pegarla» en otro documento electrónico. Esta práctica, si bien ahorra tiempo y costos, plantea interrogantes sobre su validez jurídica y efectos en contratos y escritos judiciales. Por eso hoy quiero explicar un poco como funcionan las firmas digitales y las diferencias con las electrónicas.
Firma Digital
La firma digital es un proceso que involucra procedimientos matemáticos y criptográficos para asegurar tanto la autoría como la integridad de un documento electrónico. Es un mecanismo tecnológico que utiliza claves criptográficas únicas, que sólo el firmante conoce, para generar una firma que está vinculada de manera inalterable al contenido del documento. En otras palabras, la firma digital no solo asegura quién lo firmó, sino también que el contenido del documento no ha sido alterado desde el momento en que se firmó. Las firmas digitales incluyen el uso de un token y una validación de identidad con una autoridad certificante.
Firma Electrónica
Por otro lado, la firma electrónica es un término más amplio y engloba una variedad de métodos para identificar y autenticar a las partes involucradas en una transacción electrónica. Implica el uso de datos electrónicos, como códigos, símbolos o cualquier información electrónica, que está asociada de manera lógica a un documento o mensaje electrónico. A diferencia de la firma digital, no siempre requiere de procesos criptográficos sofisticados ni garantiza necesariamente la integridad del documento. Esto incluye hacer un tilde, pegar una firma en un documento, etc.
Diferenciando los Conceptos
La firma digital se basa en la seguridad criptográfica y garantiza tanto la autoría como la integridad del documento. Es equivalente a una firma ológrafa y constituye al documento como un instrumento privado firmado. La firma electrónica, en cambio, es más amplia y puede abarcar una variedad de métodos que permiten identificar a la parte que realiza la firma, pero no necesariamente ofrece el mismo nivel de seguridad en cuanto a la integridad del contenido. Se entiende como un documento privado no firmado, por lo que se requieren otros medios de prueba.
¿Cómo darle mayor validez a la firma electrónica?
Acompañar una firma electrónica con medios de prueba adicionales puede fortalecer su validez y autenticidad en situaciones donde se requiera demostrar la autenticidad de un documento firmado.
Las plataformas de firma digital como docusign son útiles porque permiten mantener un registro detallado de las acciones realizadas durante el proceso de firma. Esto puede incluir la fecha y hora de la firma, las direcciones IP de las partes involucradas, las interacciones realizadas en la plataforma de firma electrónica y cualquier otro detalle relevante.
Envía un correo electrónico de confirmación a todas las partes involucradas después de que se complete el proceso de firma. El correo puede incluir un resumen del documento firmado, la fecha y hora de la firma, y otros detalles relevantes. Este correo puede servir como evidencia de que las partes participaron y aprobaron la firma.
Antes de permitir que las partes firmen electrónicamente, verifica su identidad de manera adecuada. Esto podría incluir el uso de documentos de identidad escaneados, como pasaportes o licencias de conducir, que puedan adjuntarse al proceso de firma.
Realiza capturas de pantalla o grabaciones de vídeo durante el proceso de firma. Esto puede demostrar que las partes interactuaron directamente con el documento y realizaron la firma electrónica de manera voluntaria.
Si es posible, solicita la presencia de testigos mientras se realiza la firma electrónica. Los testigos pueden confirmar que las partes estaban presentes y conscientes al momento de la firma, lo que puede aumentar la credibilidad de la firma electrónica.
Al utilizar medios de prueba adicionales, puedes mejorar la probabilidad de que una firma electrónica sea considerada auténtica y válida en situaciones donde la autenticidad es cuestionada.
